BAT en attente : comment relancer un client pour validation ?

Quand un client tarde à valider son BAT et que la production attend, la relance est une action concrète pour revenir vers lui. Freshprocess permet d’envoyer des relances de BAT. Il faut toutefois distinguer deux choses : rappeler qu’une validation est attendue et obtenir cette validation.

Le BAT reste en attente, la date prévue approche

Dans un atelier d’impression ou de signalétique, la situation est facile à reconnaître : le client a reçu son BAT, mais plusieurs jours passent sans validation. Pendant ce temps, la production concernée reste en attente.

La difficulté vient du décalage entre ces deux rythmes. Côté client, la réponse tarde. Côté atelier, la date prévue se rapproche. Le temps qui passe ne fait pas avancer le dossier vers la production.

Le problème n’est donc pas seulement un document sans réponse. C’est une validation attendue qui retient la suite du travail.

Une relance rappelle au client la réponse attendue

Relancer consiste à revenir vers le client sur ce BAT précis. Pour rendre le message utile, une méthode simple consiste à rappeler :

• le BAT concerné ;
• la validation attendue ;
• le fait que la production reste en attente ;
• la date prévue qui approche.

Ces éléments donnent du contexte à la demande. Le client comprend pourquoi vous revenez vers lui et quelle réponse vous attendez.

L’objectif n’est pas de présenter la relance comme une validation acquise. Tant que le client n’a pas répondu, l’attente demeure.

Comment appliquer cette méthode au quotidien ?

Prenons la situation de départ : un BAT attend depuis plusieurs jours et la production n’a pas commencé. Avant de relancer, vérifiez que la validation est toujours attendue.

La démarche peut ensuite rester courte :

1. Identifier le BAT à rappeler au client.
2. Formuler clairement la demande de validation.
3. Rappeler la situation de la production et la date prévue.
4. Envoyer la relance, puis distinguer cet envoi de la réponse du client.

Cette méthode évite de traiter « client relancé » et « BAT validé » comme une seule et même étape.

Le rôle de Freshprocess : envoyer les relances de BAT

Freshprocess permet d’envoyer des relances de BAT. Dans cette situation, il sert donc à effectuer le rappel auprès du client lorsque sa validation tarde.

Cette possibilité ne préjuge pas du moment où le client répondra. Une relance envoyée ne garantit ni une validation immédiate ni le maintien de la date prévue : elle constitue une démarche pour obtenir la réponse attendue.

À retenir

• Un BAT non validé peut laisser la production en attente.
• Pendant cette attente, la date prévue continue d’approcher.
• Freshprocess permet d’envoyer des relances de BAT.
• Une relance ne remplace pas la validation du client.

Vous rencontrez cette situation dans votre atelier ? Faites le point sur vos relances de BAT avec Freshprocess.